Musterprotokoll verein mitgliederversammlung

Wenn die Regeln Ihres Verbandes die Abstimmung durch Stimmrechtsvertreter über ein Standardformular vorsehen, müssen die Mitglieder eine Kopie dieses Formulars mit der Bekanntmachung erhalten. Ihre eingetragene Vereinigung muss Protokolle aller Sitzungen aufzeichnen, einschließlich: Die einzigen besonderen Verfahrensbestimmungen auf einer Hauptversammlung – d. h. die Regeln, die sich von denen einer ordentlichen Vorstandssitzung unterscheiden – sind, dass das Quorum unterschiedlich sein kann (siehe Ihre Verfassung). Wenn der Vorsitz angefochten wird, sollte der derzeitige Vorsitzende während der Wahl von der Position zurücktreten und durch einen amtierenden Vorsitzenden (jemanden, der für keine Position kandidiert) ersetzt werden, der speziell nur für die Dauer der Wahl gewählt wurde. Häufig werden sonderlich Hauptversammlungen einberufen, um sich mit Unternehmen zu befassen, die nicht bis zur Jahreshauptversammlung des Vereins warten können. Es kann eine Reihe von Fragen in Betracht gezogen werden, einschließlich derer, die durch eine spezielle Entschließung entschieden werden müssen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sonderauflösungen auf dieser Seite. Die Abstimmungen werden persönlich auf einer Hauptversammlung oder als Bevollmächtigter abgegeben, wenn die Stimmrechtsvertretung nach der Verfassung zulässig ist. Eine feste Anzahl von Tagen kann nicht für jeden Zweck geeignet sein. 21 Tage Vorankündigung der Mitgliedschaft können in Ordnung sein, aber um Nominierungen für gewählte Positionen in der Hand zu haben, kann der Stichtag für diese 28 Tage betragen, so dass die Details in die mit der Sitzungsmitteilung versandten Unterlagen aufgenommen werden können. Oder die Sitzungsmitteilung kann 21 Tage betragen, aber das Datum, an dem die Nominierungen verschickt werden, ist nicht weniger als 7 Tage vor der Sitzung.

Ein Mitglied, das ein Unternehmen vor eine Hauptversammlung (einschließlich einer Hauptversammlung) bringen möchte, sollte den Verein nach dem in der Vereinsverfassung festgelegten Verfahren benachrichtigen. Wir empfehlen generell, dass die Hauptversammlung eine Reihe von Vorstandsmitgliedern wählt (die Zahl hängt von Ihrer Verfassung ab), die dann während der nächsten Vorstandssitzung darüber abstimmen, wer welche Positionen (Vorsitzender, Sekretär usw.) besetzt. Diese Regelung ist jedoch nicht der Standard, und die meisten Verfassungen haben Amtsträger, die von den Mitgliedern der Hauptversammlung in ihre Ämter gewählt werden. Die Verfahren der Kündigung zur Teilnahme an einer Hauptversammlung sind in der Satzung anzugeben. Das Protokoll der Hauptversammlung des Vorjahres wird der Hauptversammlung im nächsten Jahr zur Genehmigung vorgelegt. Sie werden nicht auf einer Vorstandssitzung oder einer anderen Hauptversammlung vorgestellt. Die Voraussetzungen für die Erstellung von Abschlüssen oder Berichten, die der Hauptversammlung vorzulegen sind, und die Unterlagen, die nach der Hauptversammlung bei Fair Trading einzureichen sind, hängen davon ab, ob der Verein als Tier 1 (groß) oder Tier 2 (klein) eingestuft wird. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten « Berichtspflichten ». Der Ausschuss muss sicherstellen, dass das Protokoll der Hauptversammlung eine Kopie der enthält: Eine Reihe von Verfahren können in Ihren Sitzungen stattfinden. Viele von ihnen werden spezifisch für den Zweck Ihres Vereins sein. Neue Verbände müssen ihre erste Hauptversammlung innerhalb von 18 Monaten ab dem Datum der Gründung abhalten.

Meistens sind die meisten Menschen nicht so an Verfassungen interessiert und werden meistens ohne Dissens, Debatte oder Streit angenommen. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, dafür gesorgt zu haben, dass im Vorfeld der Vorbereitung des endgültigen Entwurfs alle möglichen Konsultationen getroffen werden, um zu vermeiden, dass Veränderungen auf der Sitzung entgleisen. Dennoch ist es möglich, dass banale Änderungen verabschiedet werden, so dass strittigere Themen außerhalb der Hauptversammlung weiter diskutiert und diskutiert werden.

 

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